Na co można przeznaczyć środki z dotacji oświatowej?

Dotacje są to podlegające szczególnym zasadom rozliczenia środki, m.in. z budżetu jednostek samorządu terytorialnego, przeznaczone na finansowanie lub dofinansowanie realizacji zadań w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym profilaktyki społecznej, które realizowane są przez placówki oświatowe.
Dotacja udzielana szkołom i placówkom oświatowym ma charakter mieszany tj. podmiotowo-celowy: podmiotowy, gdy chodzi o kryteria jej przyznania, natomiast celowy w znaczeniu ograniczeń wykorzystania przyznanych środków.

Na co szkoła może wydać pieniądze otrzymane z dotacji oświatowej?

Szkoła może przeznaczyć środki z dotacji jedynie na cele wskazane w art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych z dnia z dnia 27 października 2017 r. zgodnie z którym “dotacje, o których mowa w art. 15-21, art. 25, art. 26, art. 28-31a i art. 32 , są przeznaczone na dofinansowanie realizacji zadań placówek wychowania przedszkolnego, szkół lub placówek w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym kształcenia specjalnego i profilaktyki społecznej”.

Omawiany przepis zawiera katalog zamknięty wydatków, które mogą być pokryte przez szkołę z dotacji oświatowej, nie uprawnia jednak organ do narzucania interpretacji na co może być wydatkowana otrzymana dotacja oświatowa. Są to:

• Wydatki bieżące szkoły
• Wynagrodzenia pracowników szkoły lub osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej
• Wydatki związane z realizacją zadań organu prowadzącego
• Wydatki na zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
• Wydatki na wczesne wspomaganie rozwoju
• Wydatki na pokrycie kształcenia specjalnego

Wydatki bieżące szkoły

W pierwszej kolejności szkoła może przeznaczyć środki z dotacji oświatowej na tzw. wydatki bieżące placówki obejmujące każdy wydatek poniesiony na cele działalności placówki w roku budżetowym, na który dotacja została udzielona, niezależnie od tego, którego roku dotyczą te zadania (istotna jest więc data zapłaty). Z uwagi na sporne interpretacje pojęcia wydatków bieżących placówki pomocne jest właściwe zapisanie statutu szkoły (zadań i celów realizowanych przez placówkę), który jako podstawowy akt wewnętrzny stanowi uzasadnienie poniesienia konkretnego wydatku na cel danej szkoły (np. wycieczki szkolne, nagrody i premie dla nauczycieli).

Czy szkoła może pokryć raty leasingowe z dotacji oświatowej jako wydatek bieżący placówki?

Problematyka rozliczania leasingu z dotacji oświatowej była przedmiotem analizy sądów administracyjnych i Regionalnych Izb Obrachunkowych:

• Wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 21.04.2015 r., II GSK 463/14, LEX nr 1775062, oraz II GSK 1566/14, LEX nr 1774873) “koszty obsługi rat leasingowych nie mogą być pokryte z dotacji oświatowej wtedy, gdy przedmiot leasingu może być wykorzystywany dla celów kształcenia, wychowania i opieki nad dziećmi jedynie potencjalnie. Skoro bowiem osoba prowadząca szkołę wykorzystywała leasingowany samochód przede wszystkim do swej działalności gospodarczej, a tylko częściowo na potrzeby szkoły, to nie było zasadne rozliczenie kosztów obsługi rat leasingowych z dotacji oświatowej”;
• Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze w piśmie z 29.07.2010 r. (znak: RIO.V.070/79/10) wskazała, że “koszty leasingu samochodu oraz zakupu benzyny stanowią niewątpliwie wydatki o charakterze bieżącym z zastrzeżeniem, że w ramach umowy z leasingodawcą nie zostanie przeniesione prawo własności leasingowanego samochodu na leasingobiorcę”. Nabycie własności samochodu przez osobę prowadzącą szkołę po zakończeniu umownego okresu korzystania z przedmiotu leasingu uniemożliwiałoby zatem, zdaniem Izby, rozliczenie z dotacji oświatowej wydatków na raty leasingowe.

Jednocześnie wskazać należy, iż zgodnie z aktualnym stanowiskiem Ministerstwa Edukacji Narodowej “leasing stanowi obejście przepisów dotyczących zakupu środków trwałych”.

Wyroki sądów, jak również stanowiska RIO oraz MEN nie stanowią źródła prawa, niemniej jednak ich rozbieżność ujawnia trudności w klasyfikacji rat leasingowych jako wydatku bieżącego placówki, a na pewno wskazuje na konieczność zabezpieczenia przez szkołę argumentacji i dowodów potwierdzających rozlicznie takiego wydatku z dotacji oświatowej.

Wynagrodzenia pracowników szkoły lub osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej

Kolejną kategorią wydatków szkoły, która może być pokryta z dotacji oświatowej jest wynagrodzenie pracownika szkoły, jak również osoby zatrudnionej w szkole na umowie cywilnoprawnej (umowa zlecenie, umowa o dzieło, umowa o świadczenie usług). W tym zakresie ustawa o finansowaniu zadań oświatowych wprowadza limity środków finansowych otrzymanych z dotacji, które można przeznaczyć na wynagrodzenie tych osób fizycznych w przeliczeniu na maksymalny wymiar czasu pracy tj.

• limit 250% wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego dla podmiotów publicznych niesamorządowych;
• limit 150% wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego dla niepublicznych przedszkoli, oddziałów przedszkolnych w niepublicznych szkołach podstawowych, niepublicznych innych formach wychowania przedszkolnego oraz niepublicznych szkół i placówek.

Średnie wynagrodzenie nauczyciela dyplomowanego jest pojęciem ustawowym określonym w art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela i wynosi aktualnie 184% kwoty bazowej określanej dla nauczycieli corocznie w ustawie budżetowej. Zgodnie z nowelizacją, która weszła w życie 1 stycznia 2020 r., limit wynagrodzeń obliczany jest w skali roku i w przeliczeniu na maksymalny wymiar czasu pracy tj. pełen etat. W przypadku zatem osoby zatrudnionej np. na pół etatu może ona zatem korzystać jedynie z połowy limitu wynagrodzenia. Podobnie będzie w przypadku osoby zatrudnionej jedynie przez część roku.

Powyższymi limitami objęte jest również wynagrodzenie osoby fizycznej prowadzącej publiczne lub niepubliczne przedszkole, inną formę wychowania przedszkolnego, szkołę lub placówkę, jeżeli odpowiednio pełni funkcję dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki albo prowadzi zajęcia w innej formie wychowania przedszkolnego.
W zakresie wynagrodzenia pracowników szkoły, ustawa o finansowaniu zadań oświatowych nie wprowadza limitu godzinowego, lecz limit budżetowy na dany etat/stanowisko. Zatrudniając tym samym określonego pracownika, szkoła może zaproponować dowolną wysokość wynagrodzenia, lecz tylko określoną kwotę z tego wynagrodzenia może pokryć z dotacji oświatowej.

Istotne jest również, iż limit z ustawy dotyczy tylko wynagrodzeń, a nie innych świadczeń z tytułu pracy tj. odprawy i nagrody dla pracowników szkoły, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Czy z dotacji oświatowej szkoła może pokryć koszt doskonalenia zawodowego nauczycieli?

W dniu 10 lutego 2023 r. Regionalna Izba Obrachunkowa w Gdańsku zajęła stanowisko w sprawie problematyki związanej z wydatkowaniem dotacji oświatowej na doskonalenie zawodowe nauczycieli, uznając, iż jest to wydatek uzasadniony do pokrycia z dotacji oświatowej. Jako uzasadnienie tego twierdzenia wskazano na następujące kwestie:

• Po pierwsze podano, że przy analizie ww. zagadnienia pomocne będzie odwołanie się do treści art. 6 ust. 3a Karty Nauczyciela z którego wynika, że obowiązkiem nauczyciela jest doskonalić się zawodowo, zgodnie z potrzebami szkoły/przedszkola.
• Po drugie podkreślono, że korelacja powołanych powyżej przepisów prowadzi do wniosku, że jeżeli doskonalenie nauczyciela związane jest z działalnością danej placówki czy szkoły i ich potrzebami, to koszty podwyższenia kwalifikacji mogą zostać sfinansowane ze środków pochodzących z dotacji oświatowej.

Wydatki związane z realizacją zadań organu prowadzącego

Zgodnie z ustawą o finansowaniu zadań oświatowych, szkoła może pokryć z dotacji oświatowej wydatki organu prowadzącego, które służą zapewnieniu realizacji zadań dydaktyczno-wychowawczo-opiekuńczych jednostki oświatowej np. zapewnienie obsługi administracyjnej (sekretariat, księgowość i usługi prawne – wyłącznie w zakresie rozliczenia i obsługi placówki oświatowej, wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec dyrektora szkoły).

Wydatki na zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Z dotacji oświatowej szkoła może pokryć zakup książek, środków dydaktycznych służących procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w placówce, sprzęt rekreacyjny i sportowy dla dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków i uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, meble i inne środki trwałe oraz i wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej 10 000 złotych ( art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych)

Zgodnie z ustawą o rachunkowości środek trwały to składnik majątku wyróżniający się następującymi cechami:

• długim czasem użytkowania (powyżej roku),
• postacią rzeczową (w przeciwieństwie do wartości niematerialnych i prawnych)
• zdatnością do użytku i używania na potrzeby jednostki.

Zalicza się do nich w szczególności:

• nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
• maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
• ulepszenia w obcych środkach trwałych,
• inwentarz żywy.

Natomiast wartości niematerialne i prawne (art. 3 ust. 1 pkt 14 Ustawy o rachunkowości) to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

• autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
• prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
• know-how.

Wczesne wspomaganie rozwoju

Zgodnie z art. 15 u.f.z.o. prowadzone przez osoby prawne niebędące jednostkami samorządu terytorialnego oraz osoby fizyczne przedszkola, inne formy wychowania przedszkolnego, szkoły podstawowe, specjalne ośrodki szkolno-wychowawcze, specjalne ośrodki wychowawcze, ośrodki rewalidacyjno-wychowawcze oraz poradnie psychologiczno-pedagogiczne, w tym poradnie specjalistyczne, które zgodnie z art. 127 ust. Pr. Ośw. prowadzą wczesne wspomaganie rozwoju dziecka, otrzymują na każde dziecko objęte wczesnym wspomaganiem rozwoju, niezależnie od dotacji, o których mowa w art. 16-21, art. 25 ust. 1 i 2, art. 26 ust. 1 i art. 28-30, dotację z budżetu odpowiednio gminy lub powiatu w wysokości równej kwocie przewidzianej na takie dziecko objęte wczesnym wspomaganiem rozwoju w części oświatowej subwencji ogólnej odpowiednio dla gminy lub powiatu.

Dotacja na dziecko objęte wczesnym wspomaganiem rozwoju wypłacana jest niezależnie od ogólnej dotacji, jaka przysługuje danej jednostce oświatowej na takie dziecko (ucznia).

Organizacja wczesnego wspomagania rozwoju dziecka odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 24 sierpnia 2017 r. w sprawie organizowania wczesnego wspomagania rozwoju dzieci. Tym samym wydatki placówki związane z organizacją tego kształcenia również muszą być zgodne ze wskazanym aktem wykonawczym.

W celu prawidłowego rozliczenia dotacji na wczesne wspomaganie rozwoju dziecka i ustalenia czy wydatki poniesione na te kształcenie były uzasadnione konieczna jest weryfikacja:

• Czy jest szkoła posiada opinię o wczesnym wspomaganiu rozwoju dziecka, na którego pobrała dotacje? (data opinii, data przedłożenia)
• Czy uczeń został zapisany szkoły organizującej wczesne wspomaganie rozwoju? (statut, umowy, karty zgłoszenia, podania, deklaracje)
• Czy uczeń jest w dokumentacji przebiegu nauczania? (dzienniki)
• Czy placówka spełnia warunki lokalowe i kadrowe? (statut, umowy najmu, umowy o pracę, kwalifikacje),
• Czy szkoła zatrudniła właściwie kadrę? (umowy o pracę)
• Czy dyrektor ustalił miesięczny wymiar godzin wczesnego wspomagania rozwoju od 4 h do 8 h?
• Czy dyrektor wskazał miejsce prowadzenia zajęć (podmiot, dom rodzinny dla dzieci poniżej 3 lat)?
• Czy dyrektor powołał zespół wczesnego wspomagana rozwoju, ze specjalistami w składzie?
• Czy zespół opracował indywidualny program? Ustalił harmonogram? Czy prowadził arkusz obserwacji?
• Czy udokumentowano zajęcia i czy były w wymiarze ustalonym przez dyrektora? (dzienniki)
• Czy zajęcia były prowadzone zgodnie z indywidualnym programem, we wskazanym miejscu, indywidualnie czy w grupie do 3 osób? (dziennik)
• Czy wynagrodzenia zostały zapłacone w danym roku? Czy spełniają limit z art. 35 ust. 1? (rachunki, umowy o pracę)
• Czy wydatki na wyposażenie i pomoce dydaktyczne służyły uczniom objętym wczesnym wspomaganiem rozwoju? (faktury, oględziny, wyjaśnienia).

Wydatki na pokrycie kształcenia specjalnego

Dotacja przekazana na uczniów i wychowanków posiadających orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych oraz uczniów (pełnosprawnych) oddziałów integracyjnych w szkołach może być wykorzystana wyłącznie na pokrycie wydatków związanych z organizacją kształcenia specjalnego oraz z organizacją zajęć rewalidacyjno-wychowawczych. Przepisy dotyczące rozliczania finansowania kształcenia specjalnego oraz zajęć rewalidacyjno-wychowawczych w jednostkach oświatowych – zarówno niepublicznych, jak i publicznych prowadzonych przez osoby fizyczne lub prawne niebędące j.s.t. – zostały wprowadzone w dniu 1 stycznia 2019 r.

Dotacja na tzw. “kształcenie specjalne” nie dotyczy dzieci posiadających opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka w zakresie realizacji zadań wskazanych w opinii i uczniów posiadających orzeczenie o potrzebie indywidualnego przygotowania przedszkolnego oraz indywidualnego nauczania (art. 127 ust. 2 Pr. Ośw.).

Wydatki związane z realizacją zadań kształcenia specjalnego i zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, podzielono w zależności od rodzaju placówek oświatowo-wychowawczych:

• I grupy;
• II grupy;
• III grupy;
• IV grupy.

Wydatki I grupy placówek oświatowo-wychowawczych

I grupę stanowią:

• przedszkola specjalne,
• oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych specjalnych,
• szkoły specjalne,
• młodzieżowe ośrodki wychowawcze,
• młodzieżowe ośrodki socjoterapii,
• specjalne ośrodki szkolno-wychowawcze,
• specjalne ośrodki wychowawcze oraz
• ośrodki rewalidacyjno-wychowawcze.

W tych placówkach wszystkie wydatki, o ile tylko spełniają warunki określone w art. 35 ust. 1 u.f.z.o., automatycznie czynią zadość przepisowi zawartemu w art. 35 ust. 4 u.f.z.o. i mogą być pokrywane przez placówkę z dotacji na kształcenie specjalne.

Wydatki II grupy placówek oświatowo-wychowawczych

II grupę stanowią:

• przedszkola,
• oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych innych niż specjalne oraz
• inne formy wychowania przedszkolnego i poradnie psychologiczno-pedagogiczne.

Każda z tych jednostek oświatowych może rozliczać wydatki w ramach trzech obszarów:

• wydatki na realizację zadań wynikających z zaleceń zawartych w orzeczeniach o potrzebie kształcenia specjalnego, w przypadku uczniów niepełnosprawnych, oraz wydatki na realizację zadań wynikających z zaleceń zawartych w orzeczeniach o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, w przypadku dzieci z niepełnosprawnością intelektualną w stopniu głębokim,
• wydatki na realizację zadań wynikających z zaleceń zawartych w indywidualnych programach edukacyjno-terapeutycznych, w przypadku uczniów niepełnosprawnych, oraz wydatki na realizację zadań wynikających z zaleceń zawartych w indywidualnych programach zajęć, w przypadku dzieci z niepełnosprawnością intelektualną w stopniu głębokim,
• wydatki przeznaczane na zapewnienie realizacji warunków zaleceń zawartych w orzeczeniach i indywidualnych programach – ustawa nie definiuje tego pojęcia, a zatem należy indywidulanie zbadać związek pomiędzy takim wydatkiem a realizowanym zaleceniem.

Wydatki III grupy placówek oświatowo-wychowawczych

III grupę stanowią:

• przedszkola niebędące specjalnymi,
• oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych niebędących specjalnymi oraz
• inne formy wychowania przedszkolnego.

W przypadku tej grupy dodatkowo, tj. niezależnie od wydatków, o których mowa w art. 35 ust. 5 pkt 2 u.f.z.o., za spełniające warunek omawiany w art. 35 ust. 4 u.f.z.o. uznawane są także wydatki w wysokości niezbędnej, czyli koniecznie potrzebnej dla realizacji zadań w odniesieniu do uczniów posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Wydatki IV grupy placówek oświatowo-wychowawczych

IV grupę stanowią szkoły niebędące specjalnymi.

Dla szkół niebędących specjalnymi, poza wydatkami, o których mowa w art. 35 ust. 5 pkt 2, u.f.z.o. za spełniające wymogi, zgodnie z art. 35 ust. 4 us.f.z.o., są uznawane także inne wydatki ponoszone na uczniów z orzeczeniami o potrzebie kształcenia specjalnego lub uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, których wysokość należy obliczyć na podstawie stosownego wzoru matematycznego określonego w ustawie.

Uzasadnienie wydatków na kształcenie specjalne

W celu prawidłowego rozliczenia dotacji na “kształcenie specjalne” i ustalenie czy wydatki poniesione na te kształcenie były uzasadnione, konieczna jest każdorazowa weryfikacja:

• Czy szkoła posiada orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego ucznia? (data orzeczenia, data przedłożenia)
• Czy uczeń został prawidłowo zapisany? (statut, umowy, karty zgłoszenia, podania, deklaracje)
• Czy uczeń jest w dokumentacji przebiegu nauczania? (dzienniki)
• Czy kadra w szkole została właściwie zatrudniona w danym podmiocie, z odpowiednimi kwalifikacjami? (umowy o pracę),
• Czy podmiot spełnił warunki do nauki określone w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia z dnia 24 lipca 2015 r. w sprawie warunków organizowania kształcenia, wychowania i opieki dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych, niedostosowanych społecznie i zagrożonych niedostosowaniem społecznym?
• Czy zespół opracował IPETy? Czy w terminie 30 dni? Co zawierają? (dzienniki) – podstawa do kwalifikowalności wydatków,
• Czy co najmniej dwa razy w roku zespół dokonał wielospecjalistycznej oceny funkcjonowania?
• Czy realizowano zalecenia z orzeczenia i IPETy? (dzienniki)
• Czy udokumentowano zajęcia i czy były one zgodne z orzeczeniami i IPETami? (dzienniki) *uwaga – choroba
• Czy wynagrodzenia pracowników zostały zapłacone w danym roku? Czy spełniają limit określone w art. 35 ust. 1 u.f.z.o.? (rachunki, umowy o pracę)
• Czy wydatki na wyposażenie i pomoce dydaktyczne służyły uczniom objętym kształceniem specjalnym? Czy znajdowały się w IPETach? (faktury, oględziny, wyjaśnienia)

Wydatki na kształcenie specjalne, które może wykazywać szkoła lub inna placówka oświatowa to zatem:

• wynagrodzenie nauczyciela wspomagającego,
• wynagrodzenie pomocy nauczyciela (dla ucznia niepełnosprawnego),
• zajęcia rewalidacyjne,
• zajęcia z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej,
• zajęcia indywidualne,
• zajęcia w grupie do 5 osób, jeśli uczeń takich wymaga,
• zajęcia wyrównawcze z dzieckiem,
• każde zajęcia określone w zaleceniach,
• koszty użytkowania sal do zajęć z zaleceń (ogrzewanie, światło, sprzątanie, remont, wyposażenie),
• materiały eksploatacyjne zużyte na zajęciach z zaleceń,
• pomoce dydaktyczne dla niepełnosprawnych (komputer, naklejki brajla, podnośniki),
• dostosowanie budynków – wydatki bieżące lub środki trwałe do 10 tys. zł np. modernizacja toalety,
• wynagrodzenie pedagoga, logopedy i psychologa (część etatu wynikająca z pracy z uczniami niepełnosprawnymi),
• doskonalenie nauczycieli związane z niepełnosprawnością,
• eksploatacja windy (proporcja),
• premia, nagroda z tytułu pracy z uczniem niepełnosprawnym, ewentualnie część wynagrodzenia podstawowego i ile wykaże się, że wynika to z pracy z uczniem niepełnosprawnym (należy zachować ostrożność).

Zasadą jest, że poszczególne szkoły, przedszkola, placówki rozliczają się z dotacji na uczniów i wychowanków posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych oraz na uczniów oddziałów integracyjnych w szkołach, łącznie w danej szkole, przedszkolu czy placówce, a nie w odniesieniu do poszczególnych uczniów.