Ochrona sygnalistów – nowe prawa i obowiązki

Podstawowe założenia projektu Ustawy

Naczelnym celem rządowego projektu Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa jest wyeliminowanie działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa m.in. w zakresie zamówień publicznych, usług , produktów i rynków finansowych, ochrony konsumentów czy ochrony prywatności i danych osobowych.

Jaką kategorię przedsiębiorców obowiązuje wdrożenie ustawy?

Obowiązki związane z procedowanym projektem należy stosować do pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników. Tymczasem, ochrona sygnalistów dotyczy również szkół i placówek oświatowych, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników. W obliczeniach uwzględnia się zarówno nauczycieli, jak i pracowników niepedagogicznych. Należy jednak zwrócić uwagę, iż w projekcie Ustawy występuje wyjątek, który przewiduje, iż próg wskazany w zdaniu poprzednim nie ma zastosowania wobec pracodawców wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Przykładami podmiotów na które zostały nałożone obowiązki Ustawowe są przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w zakresie:

1. przyjmowania depozytów i innych środków podlegających zwrotowi;
2. udzielania kredytów, w tym między innymi: kredytu konsumenckiego, umów kredytowych dotyczących nieruchomości, faktoringu z regresem lub bez, finansowania transakcji handlowych;
3. leasingu finansowego;
4. usług płatniczych, emisji innych środków płatności i administrowanie nimi;
5. gwarancji i zobowiązań.

Dyrektywa przewiduje wyjątek dla podmiotów z sektora prywatnego zatrudniających mniej niż 50 pracowników jeżeli profil działalności takiego podmiotu jest newralgiczny. Jakie to będą podmiot zależy od państw członkowskich – decyzja w tym zakresie powinna być poprzedzona odpowiednią oceną ryzyka.

Nowe obowiązku pracodawców

Projekt Ustawy nakłada na przedsiębiorców objętych zakresem jej stosowania szereg obowiązków. Najważniejszymi z nich są:

1. ustalenie i wprowadzenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, określającego wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa;
2. prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych;
3. stosowanie rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających przechowywanie danych osobowych zgłaszającego przez okres co najmniej 5 lat;
4. zapewnienie ochrony poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu;
5. potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania;
6. udzielenie pracownikom informacji o wyznaczeniu bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami (może to być ta sama osoba lub ten sam wydział, które przyjmują zgłoszenia, które będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne);
7. zachowanie odpowiedniego terminu na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczającego trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia;
8. utworzenie odrębnego kanału informowania;
9. ustanowienie ochrony przed działaniami odwetowymi i represją;
10. zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Kim jest sygnalista?

Zgodnie z treścią przepisów zawartych w projekcie Ustawy, osobą zgłaszającą (sygnalistą) naruszenia może zostać każda osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. W zakresie definicji – sygnalisty, należy również zaliczać osoby ubiegające się o zatrudnienie, stażystów, wolontariuszy czy pracowników, także w przypadku gdy stosunek pracy już ustał.

Wobec sygnalisty zostanie wprowadzony całkowity zakaz podejmowania działań odwetowych. Jeżeli zgłaszający jest związany stosunkiem pracy, to nie może być niekorzystanie traktowany przez pracodawcę wobec faktu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Przykładem niekorzystanego traktowania są działania pracodawcy w postaci wstrzymania awansu, przeniesienie na niższe stanowisko, obniżenie wynagrodzenia za pracę czy w ostateczności wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy. Projekt przewiduje otwarty katalog niekorzystnego taktowania tym samym wskazując wyłącznie jego przykłady. Podobną ochroną zostali objęci sygnaliści niebędący pracownikami w rozumieniu kodeksu pracy, zaś  świadczący pracę (w rozumieniu Ustawy) na podstawie umowy cywilnoprawnej. Postanowienia umów o pracę, innych aktów, na których podstawie powstaje stosunek pracy lub kształtujących prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, są nieważne. Twórcy regulacji przewidzieli również mechanizm broniący pracodawcę, w postaci udokumentowania, iż podejmując działania wskazane jako przykład działań odwetowych, kierował się on obiektywnymi powodami.

Projekt zakłada, że dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności za szkodę, z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z Ustawą. Niniejsze rozwiązanie wprowadzone do projektu Ustawy, generuje potencjalne ryzyko dla przedsiębiorców, których tajemnica przedsiębiorstwa może zostać upubliczniona na skutek dokonanego zgłoszenia.

Wewnętrzna procedura zgłaszania nieprawidłowości

Polityka zgłaszania nieprawidłowości w instytucjach do tego zobowiązanych, powinna obejmować m.in. sposób przekazywania zgłoszenia, osobę odpowiedzialną za jego odbiór, sposób prowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, podmioty zobowiązane do przeprowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, sposób opracowania wniosków z przeprowadzonego postępowania wewnętrznego. Tryb ustalenia regulaminu obejmuje konsultacje z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników. W praktyce może to oznaczać wydłużenie czasu jego ustalania co przedsiębiorca powinien wcześniej uwzględnić. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych ma wchodzić w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W zakresie zgłoszeń wewnętrznych w ramach organizacji projekt przewiduje dla pracodawcy obowiązki dotyczące zachowania bezstronności weryfikacji zgłoszeń, zachowania poufności, udzielenia informacji zwrotnej zgłaszającemu oraz podjęcia działań następczych (reakcji na zgłoszenie). Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób zgłaszających, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy. Pracodawca będzie zobowiązany do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych co będzie stanowić obciążenie w zakresie archiwizacji. Przewidziano, że dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowane przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Projektodawca przewidział również możliwość zgłoszenia naruszeń do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury określonej w podmiotach z sektora prywatnego. Zgłaszający, który wybrał taką metodę nie zostaje pozbawiony ochrony przewidzianej w Ustawie. Organem centralnym będzie co do zasady Rzecznik Praw Obywatelskich (w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów – Prezes UOKiK).

Skutki braku realizacji obowiązków wynikających z Ustawy

Projekt penalizuje czyny zabronione w postaci naruszenia przepisów Ustawy do których należy m.in. utrudnianie dokonania zgłoszenia, podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości osoby, która dokonała zgłoszenia czy brak ustanowienia i wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa. Sankcja obejmuje karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.

Do kiedy należy wprowadzić regulacje?

Wejście w życie Ustawy planowane jest po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Niemniej jednak, w bardziej komfortowej sytuacji znajdują się przedsiębiorcy (podmioty w sektorze prywatnym) z uwagi na fakt, że realizacja obowiązku ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych przez podmioty w sektorze prywatnym zatrudniające co najmniej 50 i mniej niż 250 pracowników następuje do dnia 17 grudnia 2023 r.

Podsumowanie

Z racji, iż projekt Ustawy jest aktualnie w stadium opiniowania, nie sposób jest przewidzieć terminu jej ogłoszenia. Biorąc jednak pod uwagę relatywnie krótkie vacatio legis, od chwili ogłoszenia Ustawy, czasu na wypełnienie obowiązków będzie bardzo niewiele. Z tego względu, warto zainteresować się tym tematem już teraz, w szczególności ze względu na konieczność konsultacji z przedstawicielami pracowników jak również opracowania i w dalszej kolejności wprowadzenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Należy również pamiętać, iż naruszenie przez przedsiębiorcę obowiązków wskazanych w Ustawie może być kosztowne finansowo a nawet doprowadzić do orzeczenia surowszych kar.